Firma electrónica: ¿para qué sirve y cómo utilizarla en un contrato de arriendo?
La firma electrónica es uno de los mejores avances que nos ha proporcionado la era digital, con ella podemos realizar distintos trámites que, de hacerlos en forma presencial, seguramente nos llevarían mucho más tiempo. El contrato de arriendo, por ejemplo, es uno de aquellos trámites donde utilizar la firma electrónica puede ser muy útil.
¿Qué es la firma electrónica?
Una firma electrónica es una solución digital que permite autentificar la identidad de una persona natural frente a un documento o transacción digital. Mediante este método, todos los actos que se celebren por medios electrónicos tendrán el mismo reconocimiento y valor que aquellos celebrados en papel.
A su vez, existen dos tipos de firmas electrónicas: la avanzada (FEA) y la simple (FES); siendo la principal diferencia que esta última no cuenta con la certificación de las autoridades correspondientes para ser avanzada, no obstante y como te comentaremos más adelante, ambas sirven para firmar electrónicamente un contrato de arriendo.
Firma electrónica avanzada y simple
Según el artículo 2° de la Ley de Firma Electrónica, la definición para ambos tipos de firmas es la siguiente:
Firma electrónica avanzada: Aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
Firma Electrónica o Firma electrónica simple: Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.
Teniendo esto en cuenta, una FES podría ser el solo hecho de escribir tu nombre al final de un correo electrónico o recibir un código de autorización personal.
Ahora bien, es recomendable preferir y adquirirlas por medio de un proveedor de servicios autorizado por el Estado, dado que entregan mayor confiabilidad y no pueden falsificarse al estar creadas bajo estrictas normas de seguridad.
Algunos ejemplos de proveedores de FES autorizados son los emisores de certificado digital autorizados por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño del Ministerio de Economía.
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Por otro lado, y como se mencionó anteriormente, la firma electrónica avanzada es una solución certificada que pasa por un proceso de verificación de identidad por parte del Ministerio de Economía, lo cual le otorga mayor validación en el mercado.
Para conseguir una firma electrónica avanzada, es necesario ponerse en contacto con algún Prestador de Servicios de Certificación que esté acreditado por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.
¿En qué documentos se puede utilizar la firma electrónica?
Alguno de los documentos en que puedes hacer uso de la firma electrónica, ya sea FEA o FES, son los siguientes:
- Declaraciones y/o contratos entre privados: contratos de trabajo, licencias, recetas médicas, promesas de compraventa de inmuebles y vehículos, contratos de arrendamiento, mandatos, entre otros.
- Transacciones electrónicas: cifrado y firma de correos electrónicos, transacciones de declaración y/o aceptación, entre otras.
Algunas limitaciones de la firma electrónica simple
La Ley establece que hay ciertas circunstancias específicas en que no se puede utilizar la FES y se hace obligatorio el uso de la FEA; dichas circunstancias son:
- En los certificados del Registro Civil, es obligatorio mostrar la FEA del funcionario emisor del documento.
- En el caso de los mandatos judiciales emitidos en formato electrónico, estos deben estar firmados con la FEA del mandante.
- Para que las copias electrónicas de escrituras públicas sean consideradas válidas, deben estar firmadas con la FEA del notario que autoriza la emisión de este documento.
- Los instrumentos públicos en formato electrónico deben estar firmados con la FEA del funcionario a cargo.
- Todo documento para constituir, modificar, disolver o cambiar datos de organizaciones en el Registro de Empresas y Sociedad, deben incluir la FEA de sus accionistas, constituyentes o socios.
¿Cómo utilizar la firma electrónica en un contrato de arriendo?
En Chile, un contrato de arrendamiento está regulado principalmente por el Código Civil y la Ley de arrendamiento de predios urbanos, en la cual se exige que el contrato sea por escrito (en formato físico o virtual) y, en caso de que esto no sea así, se supondrá que el precio del arriendo será el que señale el arrendatario.
Ahora bien, ¿qué tanta validez tiene una firma electrónica en un contrato de arriendo? Esta materia está sujeta a la Ley de documento y firma electrónica, que en su artículo n° 3 establece que los documentos firmados con firma electrónica tendrán los mismos efectos que aquellos firmados con puño y letra.
Para poder utilizar la firma electrónica, el propietario o arrendador tendrá que proporcionarte un contrato de arriendo online. Luego, ambas partes involucradas, deberán sellar el contrato con sus respectivas firmas (simple o avanzada). Si se quiere otorgar mayor legitimidad al documento, podría certificarse ante notario, no obstante, aclaramos que si utilizas un proveedor de firma electrónica validado esto no es necesario.
Importante: Tanto para la firma electrónica simple como avanzada, es necesario realizar un proceso de verificación de identidad antes de poder firmar.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una firma electrónica para un contrato de arriendo?
Acceder a un contrato de arriendo online mediante la firma electrónica puede traer distintos beneficios, entre ellos:
- Firmar un contrato de manera digital te permite hacerlo desde la comodidad de tu hogar, lugar de trabajo o desde donde sea, ahorrando tiempo al no tener que reunirse de manera presencial para resolver este trámite.
- Si vives lejos del lugar donde quieres arrendar, la firma electrónica avanzada te permitirá evitar grandes traslados antes de comenzar a vivir en la propiedad.
- Garantiza seguridad y confiabilidad, tal cual lo haría un documento firmado presencialmente, pero ahorrando tiempo, permisos en el trabajo, etc.
- Con los cifrados y códigos que nos proporciona la tecnología, es imposible falsificarlas, protegiéndote contra fraudes y estafas.
- Facilita el acceso a la información, dado que los documentos pueden estar almacenados digitalmente.
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